Après une formation rapide sur la gestion de projet Agile, je me suis dit que ce n'était pas idiot d'arrêter de penser "projets" mais penser "tâches". Des tâches assez petites pour pouvoir switcher de projets en projets. Des tâches réalisables facilement et surtout un suivi de la vélocité.
La méthode est assez simple : Je découpe tous mes projets en petites tâches comme "demander au client de me donner le document X" ou "Mettre à jour le planning Y".
L'organisation Agile : le bon outil pour la bonne routine
Pour ça, rien de mieux qu'un bon vieux trello. Il était composé comme ça :
- Une colonne "Backlog à faire" : Ici j'ajoutais toutes les tâches de tous les projets que je gérais
- Une colonne "Backlog semaine" : Ici, chaque semaine, je mettais les tâches que je voulais faire la semaine suivante
- Une colonne "On desk - jour" : Ici, chaque jour, je mettais les tâches que je voulais faire le lendemain
- Une colonne "Create / in progress" : Cette colonne me servait de référence pour savoir où j'en étais. Je ne mettais qu'une tâche dedans. Mais comme j'étais souvent appelée pour X ou Y raisons, j'avais besoin de savoir où j'en étais avant l'interruption
- Une colonne "Stand by/ to review" : Ici, je mettais ce qui était en pause. Un client ne répond pas ? il manque quelque chose ? On me demande de tout arrêter pendant 3 mois, hop, je place les tâches dans la colonne. Comme ça, elles ne bloquent pas mon flux de travail mais elles ne sont pas oubliées.
A partir de là, les colonnes suivantes me servaient pour faire le suivi de ma vélocité. Chaque jour, je plaçais les tâches dans la colonne du jour une fois celles-ci terminées.
- Une colonne "Lundi"
- Une colonne "Mardi"
- Une colonne "Mercredi"
- Une colonne "Jeudi"
- Une colonne "Vendredi"
J'ai ajouté à Trello un max d'extensions chrome pour faire ma popotte :
La bonne routine pour un fonctionnement efficace
Et chaque jour, j'avais mes petites routines :
- Je regarde mes mails
- Je transforme en carte ce qui n’est pas faisable tout de suite (dans backlog)
- Je réponds aux clients quand ce n’est pas trop long
- Regarde ma board :
- J’estime la difficulté des tâches de ma journée.
- Je choisis l’une des tâches de ma journée et je la fais.
Je ne regarde mes mails / slack / skype qu’entre deux tâches.
A la fin de chaque jour, je :
- Range ma board
- Je vérifie que tout ce que j’ai fais est bien terminé.
- Je réponds aux clients sur la tâche accomplie si j’ai oublié
- Je bouge les tickets de backlog semaine à On desk - jour pour le lendemain
- Regarde les next steps :
- Par rapport à ce que j’ai vu avec le client
- Par rapport à mes besoins
- Met des deadlines :
- J’ajoute les due date pour être sûr de rendre les choses en temps et en heure.
Le bon suivi pour une constante amélioration
Et chaque semaine, j'ajoutais ma vélocité dans le suivi
Un bon vieux Google sheet faisait l'affaire. Le but était d'avoir une moyenne de ce que j'étais capable de faire par jours.
Et ça m'a aidé :
- A augmenter mon efficacité
- A mieux me connaître dans ma semaine
- A mieux me connaître dans mon travail
- A évaluer les jours sur lesquels je peux compter et ceux, au contraire, pendant lesquels il vaut mieux ne rien me demander !
L'estimation des tâches
Pour faire ma vélocité correctement, j'avais besoin de faire des estimations.
L'agile demande à estimer en "story points" alors j'ai décidé de le faire aussi. Mes tâches étaient estimées avec un mélange de temps et de difficulté :
- Simple & rapide : 1
- Simple & moyennement rapide : 2
- Simple & long : de 3 ou 5
- Compliqué : 5
- Besoin de plus d'une journée pour le faire ? : 8 => Re-diviser en tâches, car ça veut dire que la tâche est trop grande.
Mon but, c'était de diviser en un maximum de tâches très simples et très rapides pour en faire beaucoup. Je préférais nettement avoir 20 tâches à 1 que 4 tâches à 5. C'était beaucoup plus simple à gérer.
L'organisation agile : Un résultat sans équivoque
J'ai scrupuleusement appliqué la méthode pendant des mois et des mois. Et le résultat m'impressionnait toujours autant :
- Meilleure réactivité (et donc des clients plus sereins)
- J'étais moins submergée par mes projets et j’avais l’impression d’être maître de mon travail
- J’oubliais moins de choses (quand vous avez une vingtaine de projets en parallèle, un oubli est douloureux)
- J’arrivais à mieux anticiper les next steps de mes projets
- Je savais quels jours je pouvais avancer (#lundi et #mercredi) et quels jours étaient compliqués pour moi (#mardi et #vendredi)
- Je relançais plus souvent mes clients (ce qui évitait un glissement de planning un peu idiot)
- Je savais toujours où j’en étais dans mes projets
Et pourtant est venu un moment où Trello n'était plus suffisant. J'en voulais plus.
Alors pourquoi avoir arrêté Trello ?
Trello, c'était fou. Vraiment parfait. Simple d'utilisation, assez modulable pour que je puisse faire tout ce que je voulais. Je l'ai amené avec moi quand j'ai changé d'agence en 2018 et je pense l'avoir épuisé jusqu'à la moelle.
Mais est arrivé le temps où Trello, ce n'était plus suffisant. Je voulais aller plus loin. Je voulais qu'en plus de mes tâches et de mon organisation, j'ai un endroit où je puisse compiler toutes les informations du projet. Et j'ai découvert Confluence ❤️
Pauvre Trello.
A la fin, juste avant la migration pour l'outil suivant, mon trello mettait bien 3 min à se mettre à jour. Entre le nombre d'extensions que je testais, que j'ajoutais, enlevais, les changements dans ma board pour tenter d'être toujours plus efficace, et toutes les tâches qu'il devait afficher, il n'arrivait plus à faire son travail correctement.
Mais je n'oublierais jamais tout ce qu'il m'a permit de faire, de mettre en place et de tester.
Oui, cet article est dédié à ma board Trello "Projets Caro" ⚰️😢
Paix à son âme.
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