Une fois mon organisation personnelle mise en place, j'en ai voulu plus. Je voulais que toutes les informations soient centralisées au même endroit, que toute l'équipe ai une visibilité sur le projet. Je voulais que mes clients aient aussi une meilleure visibilité, qu'ils soient plus sereins.
Prémices
Je suis passée par moult outils pour centraliser mes documents.
J'ai commencé par notes, le logiciel natif sur Mac et j'y notais tout, par ordre décroissant de dates. Ça m'a beaucoup aidé au début : j'avais l'intégralité des réunions clients, toutes les décisions prises, toutes les actions à mener, etc.
En période de passation, quand j'ai changé d'agence, cette partie avait été appréciée par mes collaborateurs qui avaient du reprendre les projets. Cela permettait de dire aux clients "non, ce n'était pas compris dans les échanges".
Mais ce n'était pas assez. Toute cette partie été très personnelle et mon équipe n'y avait pas vraiment accès. Nous avions encore des problèmes de specs, de visibilité sur les projets.
Google site
Je me suis ensuite dit : Nous sommes sur la Google suite, avec l'intégralité de nos documents et livrables sur les outils Google. Pourquoi ne pas créer un Google site pour y mettre tout dessus.
J'avoue que je me suis bien amusée. J'ai ajouté mes petites pages, rubriques, créé un menu, etc.
C'était très drôle à faire mais au final, pas très pratique. Je passais plus de temps à monter le site qu'autre chose et chaque projet devait être un site différent. Donc pas ultra pratique.
Confluence
Finalement, je suis passée sur Confluence et ça m'a beaucoup aidé. J'y notais tout : des accès projets aux comptes rendus de réunions en passant par les spécifications.
Nous avons commencé (non sans mal) à nous y mettre et le Covid nous a pas mal aidé sur le coup.
Mais il y avait encore des problèmes :
- Confluence n'était pas encore bien interfacé avec Trello
- Confluence aide sur la partie documentation mais pas sur la partie delivery.
Alors j'ai quitté Trello pour Jira.
Et j'ai tenté mille fois de m'organiser avec Jira
Jira
Jira, c'est vraiment fait pour les développeurs. Mais alors, Vraiment.
Ce n'est pas très libre (loin derrière Trello) et on ne peut donc pas faire n'importe quoi. Ça a ses bons côtés (sprints bien mis en place, clients bloqués) mais aussi ses mauvais côtés quand on travaille seul.
Je tentais quand même.
J'y ajoutais mon équipe de chefs de projets, leur assignais des tâches et tentais d'émuler quelque chose.
Sans vraiment de résultats probant.
Oublis, pas envie, autre organisation : mon équipe de Chefs de projets n'adhérait pas du tout à l'outil.
Alors j'ai décidé de les laisser faire comme bon leur semblait et je me mettais en quête du prochain outil.
Clickup
J'ai découvert Clickup un peu par hasard. Avant Notion, je dois avouer. C'est sans doute pour ça que je suis passée dessus et pas sur Notion.
Oui, c'était purement arbitraire.
Clickup, c'était le mélange parfait entre un Trello et un Confluence.
Moins lourd que Confluence, plus puissant que Trello.
Et en version gratuite, on pouvait vraiment faire beaucoup de choses.
Sur la partie "Trello", j'ai remis mes tâches et j'ai repris mon organisation à moi, comme je l'aimais.
Sur la partie "Confluence", je créais mes templates de pages, je créais plusieurs espaces, des dashboards pour suivre la facturation.
Et j'adorais Clickup.
De Trello à Clickup, j'avais perdu quand même quelque chose : la vélocité. Je trouvais dommage de ne plus avoir cette partie qui m'avait appris à me connaitre. Je restais bloqué sur ce que je savais de moi. Et petit à petit, je perdais la notion de sprint journalier.
Et j'aspirais à quelque chose de plus : l'automatisation.
Je ne parle pas d'automatiser les workflows de tâches, les statuts ou les tâches récurrentes. Je parle d'avoir un planning qui bouge tout seul en fonction des retards, d'avoir un staffing et des journées stables.
J'ai donc eu l'idée saugrenue de créer mon propre outil de gestion de projet.
Et je vous propose de me suivre dans cette folle aventure.
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